Bazen yapılacak işler gözünüzde büyüyebilir, hatta o işleri erteledikçe ertelersiniz. Yapılacak işler masanın üstünde birikmeye devam ettikçe içinden çıkılmaz bir hal alır. David Allen’ın böyle durumlarda tavsiye ettiği ”2 Dakika Kuralı” hem o birikmiş işlere ufak da olsa başlamamıza hem de işlerin o kadar birikmemesine fırsat sunmaktadır.
”Eğer bir iş 2 dakikadan az bir süre alacaksa karar verildiği anda o iş yapılmalı.”
2 dakika kuralı, ertelediğimiz veya gözümüzde büyüttüğümüz işlere karşı bir harekete geçme biçimidir. Kişiyi anında aksiyon almaya davet etmesiyle bilinen bu kuralın ana fikri bir işe başlamayı olabildiğince kolaylaştırmak.
2 Dakika Kuralı Nasıl Etkili Oluyor?
Telefonda arama yapmak, bir maili yanıtlamak, bitkileri sulamak, çalışma masasını düzenlemek ve daha nice günlük işler 120 saniyeden az vakit almaktadır ancak bu işler biriktikçe, yapılacaklar listesindeki artılar azaldıkça bu işlerin tamamlanma süresi de artış gösteriyor. Böylece çok ufak işlere çok fazla vakit ve emek harcar hale geliyoruz.
2 Dakika kuralını İşleme Dökmek
Gerçekleştirmeniz gereken iş gerçekten 2 dakikalık bir iş de olabilir, büyük bir projenin parçası da… Bu parçaları şu şekilde ifade edebiliriz:
- Küçük Parçalar: Ne yazık ki, bi işi erteledikçe o işi tamamlamak çok daha zor oluyor. Bu durumdan kaçınmak için 2 seçenek var. Hemen harekete geçip o işi 2 dakikada -hatta ondan daha az bir sürede- halletmek ya da yapılacaklar listesinin en başına yazmak.
- Büyük Parçalar: Büyük işler genelde nereden, nasıl başlayacağımızı bilmediğimiz işler olur. Elbette bir haftada bitebilecek işi bir saatte bitirmek istemek kesinlikle sağlıklı bir çözüm yolu değil. Bu noktada devreye 2 dakika kuralı giriyor: Yapılacak işi küçük parçalara bölmek.
Böylece en ufaktan başlayarak bir sonraki an kaldığınız yerden tekrar başlamak 2 dakikanızı almış olacaktır.
2 Dakika Kuralının Avantajları
- Ertelemeye Son Verebilirsiniz: Yapılacaklar listesine istemsizce bir iş daha ertelemektense o işi o an yaparak listenizde bir artış göreceksiniz.
- Uygulaması Kolaydır: Uygulaması kolay olan 2 dakika kuralı, bir işi anında tamamlamayı hedeflediğinden başlamak o kadar zor değildir.
- Hızlı Çözüm Sağlar: Ufak ama bir sürü işi anında yapabileceğinizden bir şeyleri erteleme ihtiyacınız da azalacaktır.
2 Dakikada Ne Yapabilirim Ki?
- Cevaplamanız gereken o mesajı artık cevaplayabilirsiniz.
- Bir bitkiyi sulayabilirsiniz.
- Bekleyen maillere cevap yazabilir, mail kutunuzu temizleyebilir ya da düzenleyebilirsiniz.
- Çöpleri dışarı çıkarabilirsiniz.
- Meditasyon yapabilir, temiz hava alabilirsiniz.
- Bir makalenin ilk cümlesini yazabilirsiniz.
- Akşam yemeğinde ne yiyeceğinizi planlayabilirsiniz.
Elbette bu günlük aktivitelerin aksine bazı işler gerçekten 2 dakikadan çok daha fazlasını talep eder. 2 dakika kuralı size bu işleri 2 dakika içinde yapabileceğinizi söylemez, yalnızca ertelediğimiz veya biriktirdiğimiz -işin boyutu fark etmeksizin- işlere karşı anında harekete geçmenizi öğütler.
İlginizi çekebilir: Pomodoro Tekniği Nedir? 5 Adımda Nasıl Uygulanır?