Uzaktan Çalışmayı Verimli Hale Getirecek Araçlar

Uzaktan ve hibrit çalışan ekiplerin sayısı arttıkça iletişimi ve iş bölümünü daha kolay hale getirmek için çeşitli uygulamalar kullanılır hale geldi. Uzaktan çalışmayı verimli kılmak için size en uygun araç hangisi? Hem bireysel hem de ekip içi süreçleri kolaylaştırmak için ihtiyaca yönelik farklılık gösteren bu araçlardan en sık kullanılanları sizin için derledik!

Slack

Slack, özellikle uzaktan çalışan ekipler için tasarlanmış bir mesajlaşma platformudur. Anlık özel mesajlaşma ve gerektiğinde ekip üyelerinin katılabileceği kanallar oluşturulması üzerine oluşturulmuştur. Ekip üyelerinin yalnızca kendilerini ilgilendiren mesajları alması sebebiyle proje bazlı çalışmayı destekler.

Aynı zamanda durum göstergeleri sayesinde ulaşmak istediğiniz ekip arkadaşınızın mesajlara cevap verebilme uygunluğunu görüntüleyebilirsiniz. Google Calendar entegrasyonu sayesinde takviminizdeki toplantılar direkt sisteme entegre olarak ekibinizi durumunuzla ilgili güncelleyebilir.

PDF, video, görsel vb. tüm materyalleri sürükle bırak şeklinde dilediğiniz kişi ve kanalla paylaşabilir; ekran paylaşımı ve sesli/görüntülü arama seçenekleri ile daha efektif şekilde iletişime geçebilirsiniz. Slack, ücretsiz olarak kullanılabildiği gibi ücretli sürümleri için kullanıcı başına aylık 5,25 £ ile ücretlendirilir. Ücretsiz sürümü muhtemelen şirketlerin küçük ekipleri ya da “start-up”lar için gayet idealdir.

Serene

Kullanıcılarının her gün maksimum üretkenliğe ulaşmasına yardımcı olan ücretsiz bir Mac uygulamasıdır. Günlük hedefinizi belirlemeye ve sizi bunu başarmak için yönlendirmeye çalışır. Bunu yaparken dikkatinizi dağıtacak tüm unsurları susturmayı ve telefonunuza olan fazla erişiminizi kısıtlamayı hedefler.

Siz iş yaparken gereksiz tüm dikkat dağıtıcı web sitesi ve uygulamaya erişiminizi engellerken aynı zamanda telefon bildirimlerinizi susturur. Aslında dikkatinizi dağıtacak bir e-posta bildiriminin sizi ne kadar etkilediğini anlamanız için size fikir verir. Sistem içerisinden yapılacaklar listenizi hazırlayabilir, gün planlayıcısı ile oturumlar yaratabilir ve odaklananmanızı sağlayacak müzikler seçebilirsiniz.

Trello

Proje yönetimi ve ekip işbirliği temellerine dayanan Trello’yu, ekibin ortak yapışkan notlu panosu gibi düşünebilirsiniz. Açılmış olan görev panolarında projeler ve yapılması gereken görevler sütunlar halinde düzenlenebilir. Sütunlara açılan kartlara yapılacak göreve dahil olan kişiler ya da etiketler atayabilir, maddelendirmeler ya da “deadline”lar atayabilirsiniz. Kartları süreç atladıkça sütunlar boyunca kolayca taşıyabilmek ise herkesin takibini kolaylaştırır.

Ücretsiz olarak kullanılabilen Trello, 2 farklı basamakta daha büyük ekiplere yönelik ücretli üyelik seçenekleriyle ek özellikleri barındırır. Bilgisayar üzerinden kullanılabileceği gibi mobil uygulama seçenekleriyle erişim ve bildirim desteği sağlar. Aynı zamanda kullanıcıyı ilgilendiren her karta dair bildirimleri mail ve bildirim olarak ilgili kişiye iletir.

Calendly

Planlamanız gereken tüm toplantılarda karşı tarafa uygun gün ve saat aralıklarınızı belirtme ve seçme şansı tanıyan Calendly, programınızı daha kolay organize etmenize olanak tanır. Üstelik programınızı iletirken gönderilecek davet/onay maillerini sistem üzerinden planlayabilir, taslak olarak hazırlayabilir ve gönderebilirsiniz.

Davetliler, programınızdaki uygun açıklıkları görerek kendine en uygun olanı seçer. Sistem iki taraf için de ortak zaman aralığını tercih edilen program üzerinden (Google Meets, Microsoft Teams vb.) ayırır ve planlar. Geriye davetlilere o anda toplantı linkinde buluşmak kalır.

Asana

Online ortamda çalışan tüm ekipler için kolayca kullanılabilecek bir uygulama olan Asana üzerinden toplantılar, atanan görevler ve hedefler takip edilebilir. Hem grup olarak hem de bireysel tüm görevlerin takip edilebileceği bu platformda görevleri kişilere atayabilir ve bunu paylaşabilirsiniz.

Asana’nın temel özellikleri arasında; kapsamlı görev listesi oluşturabilme, yapılması gerekenlerle ilgili ayrıntılar paylaşma ve “deadline” tanımlamaları yapmak için idealdir. Ücretsiz planı büyük olasılıkla yeni başlayan ekipler için idealdir, kısmen alışmak ve sistemde pratikleşmek biraz zaman alabilir. Hem Android hem IOS işletim sistemlerini destekleyen uygulaması ve gelişmiş entegrasyon seçenekleriyle uzaktan çalışan ekipler için idealdir.