Toplantılar şirketlerin üretkenliğini ve işbirliği kültürünü geliştirmek ve onlara katkı sağlamak için birebirdir. Tamamen bu amaca hizmet eden toplantı mantığının fazlalığı hem toplantıları amacından saptırdı hem de çalışanlar için bir kabusa dönüştürdü. Araştırmalar artık çalışanların büyük bir kısmının toplantı dışında bir şeyler hayal ettiğini ya da uyuduğunu kanıtladığı için çözüm önerileri geliştirdik!
Toplantıya liderlik etmek ve toplantıyı verimli hale getirmek sizin elinizde, bakalım neler yapabiliyorsunuz?
Başarılı bir toplantı yürütmenizde size yol gösterecek 5 önemli ipucunu araya getirdik.
Plan Yapın
Bir planınız varsa, ele alınması gereken öncelikli konuların ana hatlarıyla başlayarak toplantılar çok daha verimli bir şekilde gerçekleştirilir. Her konu için ne kadar zaman ayrılması gerektiğini önceden düşünün. Bazı konulara bilgi vermek için bazı konulara ise tartışmak için fazla zaman ayırmanız gerekebilir. Ne konuşacağınızı ve akışı bilmek size daha özgüvenli bir ses tonu da sağlar. Toplantının diğer üyelerinin size saygı duyması hızı ve kontrolü sağlamanıza yardımcı olur.
Katılımcılarınızı Seçin
Toplantıyı planlarken kimin orada gerçekten olması gerektiğini düşünün. Ne kadar çok insan o kadar çok başarı demek değildir. Departmandan ya da konudan bağımsız insanları toplantıda bulundurmak hem gerçek katılımcılar için dikkat dağıtıcı olurken hem de onlar için ölü bir zamana dönüşür.
Bilgilendirici Materyalleri Önceden Dağıtın
Toplantı tarafları inceleyeceğiniz bilgileri 30 dakikalık bir toplantının başında ilk kez görüyorsa konu başlıklarınız hakkında çok yararlı geri bildirimler almayacaksınız. Önceden personele bir gündem ve bilgilendirici materyal gönderebildiğiniz kısa bir rapor ya da e-mail düzenleyebilirsiniz. Katılımcılar daha sonra toplantılara başladıktan sonra bunları gözden geçirecek ve bu sayede soru ve fikirlerle hazırlanacaklardır.
Gündeme Sadık Kalın
Başarılı bir toplantı düzenlemenin en zor kurallarından biri de gündeme bağlı kalmaktır. Ele alınması gereken sorunlara öncelik verme işini zaten yaptınız, bu yüzden kimsenin sizi rayından çıkarmasına izin vermeyin. Konu dışı sohbetler kulağa eğlenceli geliyor olabilir. Asıl amacınız ne olursa olsun konuya geri dönebilmek olmalıdır. Kimse halledilmesi gereken işle ilgili hiçbir şey konuşulmamış bir saatten mutlu ayrılmaz, siz de.
Sürekli Toplantılar Planlamayın
Bahsedilen şey mini günlük toplantılar değil, uzun ve yoğun toplantıların sürekliliği. İnsanlara sürekli yeni fikir sunma ve raporlama baskısı yaratan toplantılar boyunca tek yaptığınız şey altınızda çalışan insanların verimliliğini negatif etkilemek olur. Toplantıları önemli buluşmalara çeviren şey bazen nadir ve o kadar insanın aynı anda toplanması adına “değerli” oluşlarıdır. Sürekli olan şeyler ise değersizleşir.
İlginizi Çekebilir: Beceri Tabanlı CV Nasıl Oluşturulur?
Youthall’da işveren markası profilinizi oluşturmak için hemen tıklayın.