Etkili İletişim İle İş Toplantılarını Verimli Hale Dönüştürün!

Rutin olarak şirketin işleyişinin değerlendirildiği veya kritik kararların alındığı iş toplantılarında verimliliği sağlamak oldukça önemlidir.  Özellikle pandemi döneminde çoğu şirketin uzaktan çalışma modeline geçiş yapmasıyla toplantılarda verimlilik daha da kritik bir konu haline gelmiştir. İş toplantıları ister yüz yüze, isterse online olarak gerçekleşsin nasıl verimlilik sağlanabilir derseniz, cevabımız öncelikle etkili bir iletişim sağlanması olacaktır. Şimdi bu konuyu ayrıntılarıyla değerlendirme zamanı!

İş Toplantılarında Etkili İletişim Nasıl Sağlanır? 

• Toplantı Gündemine Hakimiyet

İş toplantılarında etkili iletişimin ilk sırrı, toplantının amacına hakim olmak ve öncesinde hazırlık yapmaktır. Öncesinde hazırlanan sorular ve sunulacak görüşlerin taslak şeklinde dahi olsa hazırlanması toplantı esnasında kolaylık sağlayacak, oluşabilecek aksaklıkları önleyecektir. Toplantı gündemine önceden hakim olmak ve plan oluşturmak, toplantı gündemi ile ilgili olmayan konuların konuşulmasıyla oluşabilecek zaman kaybına engel olmak açısından da oldukça önemlidir.

• İyi Bir Dinleyici Olmak

Kurum içinde iletişim yöntemleri tek yönlü ve çift yönlü olarak ikiye ayrılmaktadır. Tek yönlü iletişimin öğeleri; mektup, afiş, dergi, broşür, dilek ve şikayet kutuları gibi araçlardan oluşurken, toplantı gibi belirli bir amaç için birkaç kişinin bir araya geldiği durumlar çift yönlü iletişimin bir öğesidir. Çift yönlü bir iletişimde kişilerin birbirini dinlemesi sürecin verimliliği ve anlaşmazlıkların engellenmesi açısından oldukça kritiktir, etkili iletişimin de öncelikli noktası iyi bir dinleyici olmaktır. İyi bir dinleyici olmak, söz söyleme sırası geldiğinde diğer kişiler tarafından saygı görmek açısından da önem taşımaktadır.

• Etkili Beden Dili Kullanımı

Bir iş toplantısının katılımcıları, jest ve mimik hareketleri ile toplantının enerjisini kolayca etkileyebilir. İş toplantılarında sadece sözlü iletişimin etkililiğini sağlamak yeterli değildir, katılımcılar beden dilini kullanarak karşılarındaki kişilere birçok şey anlatabilirler. Bu konuda özellikle şu noktalar önem taşımaktadır; konuşurken toplantının diğer katılımcılarıyla veya konuşmacı kişi ile göz teması kurmaktan kaçınmamak, oturma ve duruş pozisyonuna dikkat etmek, katılımcılara endişeli, gergin, sinirli olarak hissettirebilecek tavırlardan uzak durmak… Özellikle toplantı sırasında kolların kavuşturulmaması dikkat edilmesi gereken noktadır, konuşmacıyı kolları kavuşturarak dinlemek fikirlerinin önemsenmediğini hissettirebilir.

Bu noktada ses tonunun önemi de es geçilmemelidir, ses tonunun doğru kullanılması; konuya olan hakimiyeti, sunulan fikrin geçerliliğini ve özgüveni hissettirme açısından oldukça etkilidir.

• Toplantının Sonuna Kadar Dağılmayan Dikkat

Toplantının etkili bir şekilde sürmesi için dikkat dağıtacak durumların ortadan kaldırılması gerekir. Özellikle cep telefonlarının toplantı öncesinde sessize alınması, toplantı sürecinde telefon, kalem gibi farklı araçlarla ilgilenilmemesi, odağın sadece konuşan kişilerde olması önemlidir. Dikkat dağılmasına neden olabilecek bir diğer örnek ise sürekli saate bakılmasıdır. Toplantı sürecinde saate bakılması diğer kişileri rahatsız edebilir ve fikirlerini sunmaktan vazgeçirebilir.

Etkili iletişimin sağlanması; toplantıların daha verimli ve üretken hale getirilmesine katkı sunarken, oluşabilecek anlaşmazlıkları etkileyebilir ve zamanı verimli kullanmayı sağlar. Toplantı öncesinde gündeme hakim olunması, toplantı sürecinde zamanın etkili yönetilmesi ve toplantının amacı ile ilgili olmayan konulardan uzak durulması, etkili bir dinleme, beden dili ve toplantı sürecinde dağılmayan dikkat ile verimli bir toplantı yürütülebilir.

İlginizi çekebilir: İşletme Hesabınız İçin İşinize Yarayacak Uygulama Önerileri

Youthall’u takip et iş ve staj ilanlarını da kaçırma!