Hepimiz biliyoruz ki e-posta yazmak, iş dünyasında iletişim kurmanın en temel yoludur. Sosyal medyada ve çeşitli iletişim platformlarındaki artışa rağmen, işyerlerinde e-posta önemini ve yerini koruyor. Muhtemelen, iş gününüzün çoğunu sıralayarak ve e-posta göndererek geçireceksiniz. İletişim kurmak ve etkileyici bir e-posta yazmak için bilmeniz gereken 4 ipucu!
1. İpucu: Etkili bir konu başlığı yazın
İlk izlenim! Tüketicilerin üçte birinin, yalnızca e-postanın konu kısmına dayanarak gönderdiğiniz bir e-postayı açıp,açmadığını biliyor muydunuz? Birçok araştırma, kişiselleştirilmiş bir konunun yüzde 50’lik açma oranı olduğunu söylüyor.
Konu kısmını profesyonel tutmak önemlidir. Dolayısıyla herhangi bir gayri resmi kelime veya kelime öbeğinden (“Hey baksana” veya “Naber” gibi) kaçınmalısınız. E-postanız boyunca sadece profesyonel ve kibar bir dil kullanın. İyi bir e-posta yazmak için yararlı bir konu olabilir;
- “İş Sorgulama – Adınız”
- “Yeni Fırsat Arayan Sosyal Medya Lisansüstü Uzmanı”
2. İpucu: Kısa tutun
Bir bülten yayınlamadığınız sürece e-postalarınızı kısa tutun. Uzun bir metin karşınızdaki kişiyi yoracağı gibi gönderdiğiniz maili okuma isteğini düşürecektir. Hiçbirimiz gelen kutusunda bir saniye daha geçirmek istemeyiz.
E-postalarınız yaklaşık 70 – 100 kelime arasında olmalıdır. Araştırmalar, 70 – 100 kelimelik bir e-postanın kabaca % 51 oranında cevap alacağını ortaya koyuyor. Bu nedenle, bir e-posta yazarken, daha basit yazın ve konuyu daha açık bir şekilde ortaya koyun.
3. İpucu: E-postanın içeriğine “İyi Fikir” eklemeyi deneyin
Hepimiz biliyoruz ki, e-postaları belli bir sebepten dolayı gönderiyoruz. Öncelikle e-posta göndermemizin önemli bir nedeni olmalı. Peki, bu nedeni nasıl ifade edeceğiz?
İşte bunu yapmanın yollarından bazı örnekler;
- “Hatırlanması gereken en önemli şey…”
- “Konuşmamızın ana fikri…”
Ancak, açık uçlu sorular kullanmaktan kaçının. Söylemek istediklerinizi açıkça ifade etmeye çalışın.
4. İpucu: Güçlü sonuç
Bir şeye nasıl başladığımız kadar, nasıl bitirdiğimiz de önemlidir. E-postanızı mümkün olduğunca güzel kelimelerle bitirin. “Saygılarımla”, “Sevgiler” gibi ifadelerle e-postamızı bitirmek çok geneldir.
Boomerang’dan elde edilen verilere göre, yukarıda belirtilen kelimeler dışındaki kelimelere kapanan e-postalar, popüler kapanmalarla biten e-postalardan çok daha fazla yanıt aldı. Bu yüzden belki de yalnızca teşekkür ederek e-postalarınızı kapatabilirsiniz.
İşverenlere fırsatlar için yaklaşırken, daha iyi bir e-posta göndermek için kendinize yeni bir kapanış belirleyebilirsiniz. Artık bir sonraki stajınıza, mezun olduysanız işe girmeniz için veya ihtiyacınız olan cevaba ulaşmak için iyi bir e-posta göndermeniz yeterli. Bol şans!