E-mail günümüzde iş hayatında kullanılan en önemli iletişim araçlarının başında geliyor. Peki e-mail gönderirken nelere dikkat etmeliyiz? Hangi kurallara uymalıyız ? Gelin hep birlikte bakalım..
1) Doğru Kullanıcı Adı
Gmail, yahoo gibi birçok farklı uzantılı e-mail hesabı oluşturabilirsiniz. Ancak oluşturduğunuz kullanıcı adınızın sizi yansıtacak şekilde isim ve soy isminizden oluşmasına dikkat edin. Uzun veya birden çok isme sahipseniz tabi ki kısaltmalara başvurabilirsiniz. Kısaltmalar dışında e-mail adresinizde lakabınızın veya beğendiğiniz başka kelimelerin olmamasına dikkat etmelisiniz. CV’nizde veya bir iş görüşmesinde tuttuğunuz takımın kısaltmasının bulunduğu bir e-mail adresi sizi rakiplerinizden geriye düşürecektir.
2) Hitap
E-mail yazarken konuya direkt balıklama dalmamalısınız öncelikle uygun bir hitapla başlamalısınız. E-mail göndereceğiniz kişinin ismini biliyorsanız ” Merhabalar, Ayşe Hanım ” gibi bir hitap kullanarak yazınıza başlayabilirsiniz. Ancak e-mail göndereceğiniz kişiyi öncesinde tanımıyor ve unisex bir isme sahipse sadece ” Merhabalar ” diye başlamanız daha uygun olacak ve küçük hataların önüne geçmenizi sağlayacaktır.
3) Kendinizi Tanıtmak
Karşınızdaki kişiye ilk defa e-mail gönderecekseniz ve alıcı sizi tanımıyor ise e-mailinizde konuya girmeden önce kısaca kendinizi tanıtmalısınız. İsminizi, okuduğunuz üniversiteyi veya hangi kurum adına iletişime geçtiğinizi belirtmeniz yeterli olacaktır. Bu sayede karşınızdaki kişi tarafından bir sonraki konuşmanızda hatırlanmanız kolaylaşacaktır.
4) Kısa ve Net İçerik
E-mailinizde karşı tarafın vaktinin değerli olduğunu düşünerek anlatmak istediğiniz şeyi çok fazla uzatmadan anlatmalısınız. Kısa ve net cümleler e-mailinizin anlaşılırlığını ve okunmasını artıracaktır. Aynı zamanda da karşınızdaki kişinin vaktinden fazla çalmamış olacaksınız. Kullandığınız kelimelere ve hitabınıza burada da dikkat etmelisiniz, senli benli ifadeler yerine siz ve rica cümleleri kullanmak daha etkili olacaktır. Söylemek istediklerinizi belirtmek için gereksiz büyük harf kullanımından ve farklı renklerde yazı tipi kullanmaktan kaçının. Günlük hayatınızda kullanmakta olduğunuz emojilerden de uzak durun. Söylemek istediklerinizi söylediniz ancak e-mailinizi o şekilde bitirmemelisiniz. E-mailinizin sonunda teşekkürler, iyi günler gibi iyi dileklerde bulunarak e-malinize son vermelisiniz.
5) Doğru Konu Belirlemek
Gönderdiğiniz e-mailde öncelikle konunun yazılı olduğu alan dikkat çeker. Alıcıların günde yüzlerce e-mail aldığını ve konu başlığına göre e-mailleri okuyup okumama kararı verdiklerini unutmamalısınız. Bu sebepten dolayı e-mailinizin konusunu iyi belirlemelisiniz.” ACİLLL ya da ÖNEMLİ!!! ” gibi ifadeler kullanılarak oluşturulmuş konu yerine net bir konu başlığı e-mailinizin okunurluğunu artıracaktır.
6) Uygun Saatte Göndermek
E-mailinizi yollayacağınız saate dikkat etmelisiniz. Sabah 06:00 da veya gece 12:00’de e-mail göndererek karşınızdaki kişiyi bildirimlerle rahatsız etmek uygun olmayacaktır. Bundan dolayı çalışma saatleri içerisinde e-maillerinizi göndermelisiniz.
Gökçe Nur DURAN
Hacettepe Üniversitesi
İktisat 3.Sınıf