Humanspire #48 İnsan Kaynakları Ve Tesis Yönetim Direktörü Seda Koytak

Humanspire’ın yeni röportajında kariyerine Toyota’da başlangıç yapmak isteyenleri heyecanlandıracak bir sohbet ile karşınızdayız. Toyota İnsan Kaynakları Ve Tesis Yönetim Direktörü Seda Koytak’a merak ettiklerinizi sorduk ve ilham verici cevaplar aldık.

Seda Koytak’ın kariyerinden kesitlere ve verimli tavsiyelerine yer verdiğimiz bu röportaj için keyifli okumalar dileriz!

Röportajın okuyucuları için kariyer yolculuğunuzdan biraz bahsedebilir misiniz?

2005 yılında Boğaziçi Üniversitesi Sosyoloji Bölümü’nden mezun oldum. Üniversite döneminde yaptığım çeşitli stajlarda İK alanında çalışmak istediğime karar vermiştim. Hatta son yılımda part-time işe alım danışmanlığına başlamıştım ki mezuniyet sonrası çalıştığım firma tam zamanlı iş teklifinde bulundu ve kurumsal çalışma hayatım böylece başlamış oldu. 3 yılın sonunda yalnızca işe alım değil, İK’nın diğer alanlarında da kendimi geliştirmek istediğime karar vererek masanın diğer tarafına geçtim. Uzun yıllardır, bir günü diğerine benzemeyecek kadar hareketli geçen Toyota yolculuğuna adım attım. Toyota İnsan Kaynakları Departmanı’nda sadece kendi alanımda değil, kültür gelişimine hizmet eden çok farklı sorumluluklarda heyecanla rol aldım. Toyota’nın kültürü ve değerlerini tanımlayan Toyota Way Eğitmenliği sayesinde Japonlarla çalışma fırsatı buldum. Tesis Yönetimi sorumluluğu ile Toyota çalışanlarının, adaylığından çıkışına kadarki deneyimini eşsiz hale getirecek süreci 360 derece tasarlama şansını elde ettim. Sorumluluk alanımı genişletip Abdul Latif Jameel Türkiye şirketlerine İnsan Kaynakları desteği vermeye başladım.

Çalışma hayatınızda benimsediğiniz ilkeler nelerdir?

Çalışma hayatımın uzun yıllarını geçirdiğim Toyota’nın da ana ilkeleri olan; sürekli gelişim (Kaizen) ve insana saygı sadece işte değil özel yaşantımda da davranışlarımın temelini oluşturdu. Aldığım her sorumluluğa “Daha iyisini nasıl yapabilirim?” sorusuyla yaklaşıyor, dokunduğum her şeyi daha ileriye taşımaya çalışıyorum. Her bir insanı bir değer olarak görüyor, onlarla yaşadığım her deneyimden cebimde yeni bilgilerle ayrılıyorum. İş yaşamımı hayatımın merkezine koymaktansa; özel yaşamımdaki zenginliklerle besleyerek “eğlenerek çalışma” mottosunu takip etmeye çalışıyorum. 

Kariyerine insan kaynakları departmanı bünyesinde başlamak isteyen veya rotasını insan kaynaklarına çevirecek olan adaylara tavsiyeleriniz neler olur?

Sadece İK seçecekler için değil, herhangi bir meslek seçiminde kişilere tavsiyem; önce kendilerini, güçlü yönlerini ve pek de keyif almadıkları taraflarını keşfetmeleri olur. Sonra hayal ettikleri dünya ile gerçeğin ne kadar örtüştüğünü görmeleri için imkanları varsa o alanda staj yapmalarını, eğer İK düşünüyorlarsa İK profesyonelleri ile tanışıp deneyimlerini dinlemelerini hatta mümkünse onlardan mentorluk almalarını öneririm. İşimizin şekli her gün, ülkemizde ve globaldeki dengelerle, değişen jenerasyonların değişen ihtiyaçları ile dönüşüyor. O nedenle kendilerini güncel tutup onları neyin beklediğini erkenden algılamaları başarıyı kaçınılmaz kılacaktır.

Bir insan kaynakları profesyoneli olmanın en zor yanı sizce nedir?

İK profesyoneli bir nevi orkestra yönetiyor. Nasıl ki; bir orkestra şefi yaylı, nefesli, telli, vurmalı vb. farklı tınıları olan çeşitli enstrümanları bir araya getirerek ahenk içinde müzikal bir şölene dönüştürüyor; İK profesyonelleri de farklı jenerasyonlardan, farklı kültürlerden, farklı geçmiş hikayelerden gelen çalışanlara, sebebi ne olursa olsun eşitlik ilkesinden şaşmayarak, samimi bir vaatle bir araya getiriyor. Her birini ayrı ayrı ve derinden dinleyerek, seslerine ses olmaya çalışıyor. Armoninin izin verdiği ölçüde o bestenin bizzat icracısı olmalarını sağlıyor. Bunu işine hakimiyeti ile ve samimiyetle yaparsa mükemmel bir ahenk yakalıyor ancak tam tersi durumda kaotik bir tınıya sebebiyet verebiliyor. İşte en zor yan; tüm zorluklara rağmen o tutkuyu koruyabilmekte.   

Toyota’da genç yeteneklere yönelik ne gibi çalışmalar yapıyorsunuz? 

Toyota’da her yıl yaz ve kış dönemlerinde staj programı yürütüyoruz. Pandemi başından bu yana evden çalıştığımız için şu anda online yürüttüğümüz bu süreçte stajyerlerimiz destek verdikleri bölümlerin spesifik projeleri yanında; şirketimiz profesyonellerinden kariyer koçluğu, mentorluk alıyor. Oryantasyon süresince tüm departman yöneticilerimiz ile tanışıp sorularına yanıt buluyor.  O dönem kendilerine özel düzenlediğimiz Toyota Way eğitimlerine katılıyor. Staj bitiminde staj süresince hazırladıkları projelerini sunuyor, CEO’muzla kahve sohbeti gerçekleştiriyor.

ALJ Global ile beraber yürüttüğümüz MT programı kapsamında ise 0-2 yıl tecrübeli genç yetenekler başvuru sonrası değerlendirme sürecine katılım sağlıyor. Bu süreci başarıyla tamamlayanlar, Türkiye ve globaldeki şirketlerimizde 2 yıllık bir gelişim sürecine giriyor. Şirketin çeşitli departmanlarında rotasyon yaparak, mentorluk, eğitim programlarına katılıyor 2 yılın sonunda kalıcı pozisyonlarına yerleşiyor. 

Toyota Türkiye bünyesinde The Game Changer adını verdiğimiz yetenek programımız da yine kişiye özel hazırlanmış bir gelişim yolculuğu kendilerini karşılıyor. 

Proje Ortağım ve Hol10% gibi departmanlar arası gerçekleştirdiğimiz programlar ile sadece  kendi alanlarında değil diğer departmanların programlarında dönemsel, proje bazlı ve çevik modelde çalışma fırsatı buluyorlar. 

ToyotaFlex ile şirketin belirlediği eğitim programları dışında kendi istedikleri eğitimleri kendileri alabiliyorlar. 

HayalEt isimli projemizle; mevcut pozisyonlarının yanında direkt CEO’muza rapor ederek şirket içinde hayal ettikleri projeleri hayata geçirebiliyorlar. 

Burada yalnızca birkaçını paylaşabildiğim bu çalışmaların her birinin çalışanların ihtiyaçlarından ortaya çıktığını söyleyebilirim. Her çalışmamızı, trend bu yönde olduğu için değil, kendi çalışanlarımızı dinleyerek yapıyoruz. O nedenle şirketimize katılan her genç çalışanımızla beraber yeni çalışmaların başlamasının da yolunun açık olduğunu eklemek isterim.

İyi bir yönetici olabilmek için bireysel başarının yanında iyi bir ekiple de çalışmanın önemli olduğunu söyleyebiliriz. Siz ekibinizde çalışacak ideal bir adayın nasıl biri olmasını istiyorsunuz?

Bu konuda çok şanslı bir yönetici olduğumu söylemek isterim. Yöneticilik serüvenim boyunca hep ve her anlamda, birbirimizi yukarı taşıdığımız ekip arkadaşlarımla çalışma fırsatım oldu. Buradaki alamet-i farikanın; kültürümüzün de güçlü öğelerinden biri olan aile temasından kaynaklandığını düşünüyorum. Toyota çok iyi bir okul, kişi öğrenmeye açık ise zaten işi en iyi şekilde öğretiyoruz. O nedenle ekibimde çalışacak ideal adayları belirlerken işi bilmesinden çok; aile yapısının derin anlamlar içeren ritüellerinden biri olan yemek sofrasına beraber oturma metaforundan hareketle, aynı sofrada keyifle ve her şeyi konuşabileceğimiz haliyle, yemek yiyebileceğimiz kişiler olup olmadıklarına bakıyorum. Bu da aynı değerleri önceliklendirmekten geçiyor elbette. Kişinin değerleri ile şirketimizin değerleri örtüşüyor ise, her iki taraf için de efsane bir birliktelik başlıyor. Gerçek bir aileye dönüşüyorsunuz. 

Kariyerinizin başındaki kendinizle bugün bir araya gelme imkanınız olsaydı o günkü Seda Koytak’a neler söylerdiniz?

Öncelikle üniversite süresince ya da hemen sonrasında bir yurt dışı deneyimini cebine koymasını söylerdim. Farklı bir ülkeyi, farklı bir kültürü deneyimlemenin, bazı yetkinlikleri çok daha hızlı geliştirmeye olanak sağladığını düşünüyorum. Bunu en çok Japonlarla çalıştığım dönemde hissettim, onların bakış açısına adapte olmak, kendimi onların yansımasında gözlemlemek büyük bir mücadele başlığı idi o dönemde. 

Bir diğeri; etki alanım dışındaki belirsizliği – ülke koşulları, piyasa koşulları vb – kontrol edilemez bir öğe gibi görüp endişe duymaktansa, etki alanımda neler olduğuna bakıp kendi güçlü yönlerime daha hızlı odaklanmak isterdim. İster istemez hayatın içindeki olumsuzluklara maruz kalıyoruz ve bu sırada potansiyelimizi keşfetmeyi geciktirebiliyoruz. Hayal ettiğimiz her şeyi gerçekleştirebiliriz, bu nedenle hayal gücümüzü kısıtlayan her şeye biraz mesafe koymak gerekiyor. Sonradan fark ediyoruz ki; o gün canımızı sıkan şeyler gelip geçici, çok büyük endişelerimiz bile geçmiş gitmiş. O nedenle o endişelere takılmaktansa harekete geçmeliyiz. Adım attığımızda can sıkan her şey geride kalıyor, küçücük kalıyor. 

Ve sonuncusu; zamanı daha verimli kullanmak olurdu. Daha fazla kitap okumak için, daha fazla müzik dinlemek için, daha fazla sosyalleşmek için, daha fazla gezmek için, daha fazla hobi edinmek için, kısacası hayatı olabildiğince zenginleştirmek için zamanı daha etkin kullanırdım. Çünkü yıllar ilerleyip hayatın akışı, sorumlulukların önceliği değiştikçe ne kadar isteseniz de yetişemediğinizi hissediyorsunuz.

Global olarak pandemi sürecine nasıl hazırlandınız ve bu süreci nasıl yönettiniz?

Pandemi ilk başladığında ve daha ne olduğunu bile anlamadığımız dönemde önce çalışanlarımızın, çalıştığımız tedarikçilerin ve ailelerinin fiziksel ve zihinsel sağlığını ön plana alan bir yaklaşımla hareket ettik. Ofis çalışanları için ofisi kapatıp uzaktan çalışma modeline geçiş yaptık, hala da öyle devam ediyoruz. Devlet henüz işten çıkarma yasaklarını açıklamamıştı ki; CEO’muz bu süreçte “Bir yıl araç satmasak da maaş ödeyeceğiz. Bu süreçte kimseyi işten çıkartmayacağımız gibi, kimseyi zorunlu izne göndermeyeceğiz veya ücretsiz izin kullanmaya da zorlamayacağız. Devlet desteğini de ihtiyaç sahiplerine bırakacağız.” açıklaması yaptı. Tedarikçilerimize bize onca zaman sundukları desteğe binaen ve eve ekmek götürmesi gereken birer vatandaş oldukları bilinciyle ödeme yapmaya devam ettik. Business Continuity Platform (BCP) adı verilen bir komite kurduk ve süreç boyunca çalışanlarımız ile iletişimi sürekli sıcak tuttuk. 

Çeşitli sağlık kuruluşları ile iletişime geçerek herhangi bir çalışanımızın ya da aile bireylerinin başına bir şey gelirse nasıl butik destek sunabileceğimizle ilgili çözümler oluşturduk. Çalışanlarımızın kendilerini iyi ve esenlikli hissedebilmeleri için sağlık sigortası paketimizi yükselterek psikolojik destek almalarını sağladık, çeşitli webinarlarla konusunda uzmanlarla online webinarlar gerçekleştirdik. Evde çalışmanın getirdiği zorlukların farkında olarak çalışanlarımızın yemek ve teknoloji giderleri ile ilgili maddi destek sağladık. Ofiste iken keyifle ve eğlenerek kutladığımız özel günleri atlamayarak çalışanlarımızın evlerine sürpriz kutular göndermeye devam ettik. Küçük çocuğu olanlara her ay ebeveynleri ile eğlenceli vakit geçirebilmeleri için oyun kutuları gönderdik. Özellikle yaz aylarında çokça tercih edilen, farklı lokasyonlardan çalışma opsiyonunu açtık bu sayede çalışanlarımız ailelerinin yanlarında ya da imkanı olanlar yazlıklarından keyifle çalışmaya devam etti. 

Bunun yanında fiziken çalışması zorunlu olan ekiplerimiz de vardı. Onların da sağlığını ön planda tutarak; çalışma saatlerini, bulundukları tüm mekanları – ofis, yemekhane, servis vb – ayrıştırdık. Maske, dezenfektan gibi kaynakları şirket doktorumuzun gözetiminde  düzenli olarak sağladık.

Bu süreçte çalışanlarınızı işe bağlı tutmak ve motive etmek adına neler yaptınız?

Bu sürecin en zor yanlarından biri bu oldu demek yanlış olmaz. Bire bir dokunuşu çok önemseyen bir şirket olarak uzaktan çalışmayla, çalışan bağlılığı ve motivasyonu konusu, bugüne kadar edindiğimiz tüm alışkanlıkları değiştirmemizi zorunlu kıldı. Burada da dijitalleşme ve “hayatı kolaylaştırma” mottomuz imdadımıza yetişti.  

Ana odağımız hep çalışan sağlığı ve esenliği oldu. Tüm proje başlıklarımızı bu konular çerçevesinde revize ettik. Çalışanlarımızla iletişimi sıcak tutarak onları dünyanın başına gelen bu felaketten uzaklaştırmanın yollarını aradık. Birkaç örnek vermem gerekirse; sosyalleşme ihtiyaçlarını giderecek bültenler yayınlayarak; online müze gezileri, online tiyatro bileti hediyeleri, pazartesi motivasyonunu sağlayacak müzik listeleri paylaşımları yaptık. 

Workplace adını verdiğimiz iç iletişim platformumuzda sosyal paylaşımların yanında, bir kültür haline getirdiğimiz teşekkür alışkanlığımızı online yürütecek altyapılar kurduk. Yeni başlayanların oryantasyon süreci ile ilgili tüm dokunuşlarımızı mobil bir platforma taşıdık. Yoga ve nefes atölyeleri ile çalışanlarımızın bireysel esenliklerine katkı sunmaya çalıştık. Ve yalnızca bazılarını sayabildiğim tüm bu örneklerde – yine tekrar edeceğim ama – hep çalışanların sesinden, isteklerinden yola çıktık. 

Amacımız; “Birbirimize uzak da olsak, sizi dinliyor, duyuyoruz ve isteğimiz sizin iyi olmanız. Elbet bir gün kavuşacağız.” mesajının samimi bir şekilde çalışanlarımıza geçmesi idi.

Youthall’u takip eden genç yeteneklere kariyer hayatlarında neler tavsiye edersiniz?

Öncelikle yanıtlarımı okuduğunuza göre; Youthall’u takip ederek kendinize çok iyi bir yatırım yapıyorsunuz. Lütfen devam edin 😊 

• Merak etmeye, soru sormaya, çevrenizdeki her güzel şeyden, her başarıdan, yapılan her iyi işten ilham almaya devam edin. 
• Kendi kariyerinize ve gelişiminize sahip çıkın. Kendinizin lideri olun, edilgen bir şekilde yönlendirilmeyi beklemeden yaptığınız işte mutlu olmak için lider gibi düşünün, lider gibi yaşayın ve davranın. İşi başlatan, sürükleyen ve takip eden siz olun. Başkalarının size ne yapmanız gerektiğini söylemesini beklemeden harekete geçin. Ne yapmanız gerektiğini ve/veya nasıl yapmanız gerektiğini bilmediğiniz durumlarda bilen bir başka kişiye sormaktan çekinmeyin.
• Karşılaştığınız insanları aktif ve ön yargısız dinleyin ve anlamak için özel çaba sarf edin. Birlikte değişim ve sürekli öğrenme ortamları yaratın. Tecrübeniz ne olursa olsun sahip olduğunuz örnek kişilik ve tutarlı davranışlar ile diğer insanlar için etkin bir rol model olun.
• Zaman geri döndürülemeyen en önemli kaynak, hızlı olun vakit kaybetmeyin. Hızlı düşünün, hızlı karar verin ve hızlı aksiyon alın.
• Kendi kendinizi motive etmenin kendinizce yollarını bulun. Daima başkalarının sizi mutlu ya da mutsuz etmesine müsaade etmeyin. En büyük gücün içinizde bir yerlerde saklı olduğunu unutmayın. 
• İletişimi en sona sakladım çünkü bence en önemlisi. İletişime açık olun; dokunduğunuz herkesten geri bildirim isteyin, dinlerken gerçekten dinleyin ve duygularınızı ifade etmekten çekinmeyin.  

Dijital demişken sizce yeni dönemde çalışanlardan beklenecek yetkinlikler neler olacak?

İK dünyasına ters belki ama kişisel olarak jargonlarla pek barışık olmayan biriyim; o nedenle yetkinlik adlandırmalarından daha çok değişen davranış ihtiyaçlarını aktarmak isterim. 

Hız ve esneklik bunların başında geliyor. Bazı insanlar vardır; başladığı kitabı pek bir şey alamasa da bitirmeden bırakamaz; yeni dönemde bırakmalısınız. Bir projeye başladınız, gidişata göre işe yaramadığını görüyorsanız, hızla karar verip sonlandırmalısınız ve bunun sizde bıraktığı yarım kalmışlık tadını yönetmeyi öğrenmelisiniz. 

Bir diğeri unvanlardan, hiyerarşiden, statik görevlerden bağımsız olabilmek. Sorumluluk alanınızın dışına taşıp her şeye daha geniş perspektiften, yaptığınız işin neye hizmet ettiğini anlayarak bakmaktan bahsediyorum. Ve bunu yaparken unvana takılmamaktan. 

Sonuncu gördüğüm davranış değişikliği ihtiyacı da duygusal zeka gelişimi. Önce kendinizden başlamak üzere, duyguları daha iyi tanıyabilmek, anlamlandırabilmek ve ifade edebilmek her dönemden daha çok önem kazandı. Her şey dijitalleşirken, iletişime ve sosyalleşmeye muhtaç birer insan olduğumuz gerçeğiyle, en çok açlık hissedeceğimiz konulardan biri olarak görüyorum bunu da. 

Son olarak, sizin için faydalı olan ve genç yetenekler için de çok faydalı olacağını düşündüğünüz kitap, dizi, film, podcast vb. öneriniz var mı?

“Ars longa, vita brevis” (Sanat uzun, hayat kısa) latince deyişinden hareketle, farklı kişilerin biyografilerini öğrenmenin, elbette farklı yöntemlerle olsa da benzer yollardan geçtiğimizi duymanın ya da kısa ömrümüzde belki hiç yaşayamayacağımız  deneyimleri keşfetmenin önemine çok inanıyorum. Bu nedenle pandemi döneminde yürüyüşlerimin yol arkadaşı Nilay Örnek podcast serisini tavsiye ederim. 

Bunun yanında; iki başucu kitabımı paylaşmak isterim. Engin Geçtan – İnsan Olmak; hayatımızın içinde üstlendiğimiz tüm rollere dair pek de üzerinde düşünmediğimiz kavramlara ışık tutuyor. Diğeri, Virgina Woolf – Kendine Ait Bir Oda. Özellikle kadın arkadaşlarıma; tüm ideolojik klişeleri susturup, toplumsal ötekileştirmeden uzaklaşıp, kendileri ve biricik oldukları duygusu ile kalacakları bir alan yaratmanın, nasıl sağlıklı nefes aldırdığını hatırlatan bir kitap.

Seda Koytak’a bu samimi ve faydalı yanıtları için çok teşekkür ediyoruz. Humanspire ile yeni bir röportajda buluşmak dileğiyle, Youthall‘u takipte kalın!