Günümüzde etrafımızda en sık duyduğumuz cümlelerden biri “Günümden istediğim verimi alamıyorum, o kadar yoğunum ki 24 saat yetmiyor sanki!”. Özellikle hem okuyup hem staj yapan kişilerden oldukça duyduğumuz bu söz için aslında bir çözüm olduğunu biliyor muydunuz?
Aslında 24 saat bir gün içerisinde oldukça fazla işi halledebilmemiz için yeterli bir süre. Fakat zaman zaman günümüzü doğru planlayamadığımızdan dolayı zaman sanki bize yetmiyormuş hissine kapılıyoruz. Peki, bir günümüzü en etkili ve düzenli bir şekilde nasıl planlarız? Size günlük planlamanın temellerini 5 adımda listeledik.
İyi okumalar!
Adım 1: Planlama aracınızı seçin.
Doğru planlama yapabilmenin en önemli adımı kendinize, çalışma tarzınıza ve karakterinize en uygun olan planlama aracını seçmektir. Eğer bilgisayar başında çok vakit geçiriyorsanız Google Calendar gibi ajanda uygulamalarını kullanabilir veya telefonunuza indirebileceğiniz bir ajanda kullanabilirsiniz. İşlerinizde bilgisayardan çok kâğıt-kalem kullanıyorsanız (kullanmayı tercih ediyorsanız) kişiselleştirebileceğiniz bir ajanda taşımanız sizin için daha rahat olacaktır. Burada önemli olan kendinizi en rahat hissedebileceğiniz ve en çok kullanmaya meyilli olabileceğiniz aracı belirlemek!
Adım 2: Zamanınızı nasıl kısıtlayacağınızı belirleyin.
Kendimize en uygun aracı bulduğumuza göre sıradaki adım günlük planlarımızda bazı standartlar belirlemek. Burada geçmişinizde işlerinizi veya toplantılarınızı genelde kaçar saat bloklarla düzenlendiğinize bakarak referans almak işinizi kolaylaştıracaktır. Örneğin toplantılarınızı genelde 1 saat yapma eğiliminde yapıyorsanız bunu bir alışkanlık haline getirip yaptığınız her iş için 1 saatlik bloklar ayırmak programınızı düzene sokacaktır ve daha rahat aralar vermenize kolaylık sağlayacaktır.
Adım 3: “Değişmezlerinizi” belirleyin.
Her insanın hayatında her gün yaptığı ve programından çıkarmadığı bazı aktiviteler vardır. Mesela, uyku gibi. Yine geçmiş günlerinizi referans alarak bunları belirlemeniz daha kesin bir program oluşturmanızı sağlayacaktır. Bu değişmezlerinizi belirledikten sonra günlük planlamanıza ilk önce bunları eklemeniz gününüzde geriye ne kadar vaktiniz kaldığını görmenize yardımcı olacaktır.
Adım 4: En önemli görevlerinizi belirleyin.
Değişmezlerinizi belirledikten sonra sıra bir gün içerisinde yapmanız gereken en önemli görevlerinizi belirlemekte. Bu adımı uygulamak için zaman kısıtlamanıza bağlı kalarak gün içerisinde halletmeniz gereken önemli işlerinizi sıralamaya başlayabilirsiniz. Burada düşünmemiz gereken kritik detay ise işlerimizi sıralamak. Mesela öğle yemeğinden sonra ağır ve dikkat gereken bir iş koymak verimimizi düşürebilir.
Adım 5: Planlamanızı uygulamaya sokun.
Plan yapmanın en önemli kısmı oluşturduğumuz planı uygulayabilmektir. Bundan dolayı önceki adımlara uyarak kendinize en uygun araçları kullanmanız ve size en rahat gelecek programlama tarzını belirlemeniz önemli bir etken. Bunun yanında, günlük programınızda esnek olup gün içerisinde ihtiyaçlarınıza göre programınızı tekrar organize edebilecek bir şekilde planlamanız ajandanızın kullanılabilirliğini arttıracaktır.