Profesyonel E-Posta Hangi Bölümlerden Oluşur?

Şu anda gelen kutunuzda kaç okunmamış e-posta var? Bir işte çalışmasanız bile bu sayı muhtemelen oldukça fazladır. Günde binlerce e-posta gönderilen bir çağda yaşadığımız düşünülünce onları yazarken karşı tarafın bizi doğru anlaması için kayda değer derecede çaba göstermemiz gerekiyor. Sektör fark etmeksizin bu dile hakim olmanız, kariyer yolculuğunuzda hayati önem taşır.

Profesyonel e-posta yazmanın asıl amacı, karşı tarafın düşündüklerinizi, fikirlerinizi ya da bilgilendirmek istediğiniz konu başlığını doğru şekilde anlamasına dayanır. Alıcının e-postayı okurken ikilemde kalmaması ve harekete geçmesi gereken konu başlıkları hakkında emin olması gerekmektedir.

Özellikle iş hayatında bazı profesyonel e-postalar diğerlerinden daha etkilidir. Hal böyle olunca yanıt alma olasılıkları yüksek hale gelir. Uygun şekilde yazılan, özen gösterilen ve profesyonelce tasarlanan her e-posta hak ettiği ilgiyi görür! E-postanız ne hakkında olursa olsun, aynı temel unsurlar üzerinde şekillenir. Bazı durumlarda bu unsurların hepsini kullanmanız gerekmeyebilir. Yine de kurumsal iletişim becerileriniz için hepsini aklınızın bir köşesinde tutmanızda fayda vardır. 

Konu satırı

Konu bölümü iletinizin aslında ilk göze çarpan kısmıdır. İleti açıldığında üstteki bölümde yer alsa da neden bahsettiğinizi açıklamanız adına önemli bir unsurdur. Bu bölümü asla boş bırakmamalısınız, burada yer alan ifade alıcısının ona tıklayıp tıklamaması konusunda önem taşıyor. 

“X Raporu İçin Geri Bildirim” ya da “X Görüşme Daveti” gibi açıklayıcı ve net konu başlıkları gayet idealdir.

Selamlama

İşyerindeki ilk günlerinizde iyi tanımadığınız birine gidip “Merhaba” demeden iletişime geçer misiniz? Hatta onun adını bile söylemeden teslim edilmesi gereken rapor hakkında konuşmaya başlar mısınız? Cevabınız muhtemelen “Hayır.” Bu yüzden bunu e-posta gönderirken de uygulamamalısınız. Eğer hiç iletişim kurmadığınız biriyle etkileşime geçiyorsanız adından önce “Merhaba, Selamlar, Sevgili” gibi hitaplara e-postanızın başında mutlaka yer vermelisiniz. Eğer e-postanın kime gideceğinden emin değilseniz yalnızca bir selamlama kelimesi tercih edebilirsiniz.

İçerik

Bu kısımda e-posta gönderdiğiniz kişiye göndermek istediğiniz bilgileri yazarsınız. İster birkaç kelime ister uzun paragraflar olsun, her e-postanın bir içeriği vardır. Burada dikkat edilmesi gereken çok uzun tutulmamasıdır. Mesajınızın net ve açık şekilde ifade edildiğinden, varsa karşı taraftan beklentinizi açıklayacağınız cümlelerin olması bu kısım için yeterlidir.

Kapanış

E-postanızın kapanışı, adınızın veya imzanızın önündeki, genellikle tek satırdır. Bunu atlamak karşı taraf için kaba veya ani karşılanabilir.  Bu yüzden özellikle iyi tanıdığınız biriyle e-posta göndermiyorsanız bir kapanış yapmayı unutmayın. En yaygın profesyonel e-posta kapanışları “Sevgiler” veya “Teşekkürler” dir. Ancak tercihlerinize ve koşullara göre “İyi çalışmalar” ve “İyi hafta sonları” gibi değişikliklere gidebilirsiniz.

İmza

Bireysel e-postalar için iletinizin sonunda yalnızca adınızla imzanızı atmış olur ve iletiyi bitirirsiniz. Burada adınız genellikle yeterlidir ancak daha resmi ve kurumsal e-postalar için fazlası gerekir. Tam adınızdan sonra, genellikle bir alttaki satırlarda iletişim bilgileriniz, unvanınız, şirketiniz veya kendiniz/şirketiniz hakkında daha fazla bilgi içeren bağlantılar gibi ek bilgiler eklersiniz. Bu durumlarda tüm bu unsurları içeren varsayılan bir e-posta imzası da oluşturulur ve gönderdiğiniz her iletinin sonuna otomatik olarak eklenir.

İlgini çekebilir: Clubhouse Nedir? Gelecek Vadediyor Mu?

Youthall’u takip et; dijital etkinlikleri, iş ve staj imkanlarını kaçırma!

Alara Aslan

Üniversite eğitimine Yıldız Teknik Üniversitesi ve Anadolu Üniversitesi'nde devam etmektedir. Yer aldığı öğrenci kulübünde çeşitli projelerin düzenlenmesinde rol alarak 17. Profil dergisinin editörlüğünü üstlenmiştir. 2019 yılından beri Youthall'da Youthall Blog başta olmak üzere tüm içerik geliştirme süreçlerini yürütmektedir.