Etkili Bir Sunum Hazırlamak Ve Sunmak Hakkında Her Şey

Hayatında kısa da olsa bir sunum yapmayan yoktur sanırım. Hepimiz illaki bir yerde denk geliyoruz bu sürece. Kimimiz okulda kimimiz iş yerinde kimimiz ise çeşitli topluluklarda… Peki, bu sunumlar nasıl yapılmalı? Nelere dikkat edilmeli? Sunumların aşamaları nelerdir? İşte bunların hepsine bir cevap bulup iyi sunumlar hazırlayabileceğiniz bazı bilgilerden bahsedelim.

Sunumların Türlerine Göre Sınıflandırılması

Satış Sunumu: İçeriği satış ve pazarlama olan her türlü sunuma satış sunumu denir. Bir ürün ya da hizmetin fayda ve özelliklerini ana hatlarıyla tanıtır dinleyicilere o ürünü veya hizmeti satın almaları için geçerli nedenler sunar.
Eğitim Amaçlı (Bilgilendirici) Sunum: Amacın öğretmek olduğu sunumlardır. Konuşmacı, sunum sonrasında dinleyicilerin konuyla ilgili gerekli bilgileri öğrenmelerini ve bu bilgilerin hatırda kalmasını amaçlamaktadır. Konuşmanın amacı bilgi vermek ise bu durumda konuşmacının temel sorumluluğu, bilgileri dinleyicilerin ilgisini çekecek şekilde aktarmaktır. Bilgi verici sunumların odak noktası genellikle konu ile ilgili bilgileri açıklamak, göstermek, rapor etmek, tanımlamak ve aktarmaktır. Açıklama, tanımlama ve betimleme yöntemleri kullanılabilir. Eğitim amaçlı sunumlarda motivasyon, fikirlerin etkili gelişimi, tekrar etme ve dinleyici katılımı sağlama hususları kullanmak sunumdan en yüksek verimin alınmasını sağlayabilir.
İkna Edici (Motive Amaçlı) Sunum: Bilgilendirici sunumda olduğu gibi belirli bir dinleyici topluluğuna bilgi aktarmayı kapsamaktadır. Aynı zamanda da dinleyicileri belirli düşüncelere inandırmak, bu inanç ve düşünceler doğrultusunda davranışlarını düzeltmeyi sağlayarak belirli eylemlerde bulunmaları için yönlendirmeyi amaçlamaktadır.
Biçimsel (Formal) Sunum: Dinleyicilerin sunum esnasında ve sunum sonrasında memnuniyet duymalarını, aktarılan bilgileri yararlı bulmalarını sağlayan, daha biçimsel bir düzenleme içinde yapılan sunumlardır. Genellikle davet, organizasyon, kutlama vb. özel bir durum söz konusu olduğunda gerçekleştirilmektedir. Hoş geldin konuşmaları, ödül törenleri, veda konuşmaları gibi organizasyonlarda bu tarz sunumlara yer verilir.
Gerçeklere Dayanan Sunum: Yalnızca gerçek bilgileri sunmak için yapılır. Raporlar, toplantılarda sunulan veriler, istatistikler ve bütçe çalışmaları bu kategoriye girer. Amaç dinleyicileri şu veya bu yönde etkilemek değil, dinleyicilerin kapasiteleri doğrultusunda, onların anlayabileceği şekilde ve olabildiğince tarafsız biçimde gerçek bilgileri aktarabilmektir.

Etkili Bir Sunum İçin Temel Bileşenler

İlk başlığımız giriş bölümü

Aslında ilkokuldan bu yana çok fazla sunuma şahit olduk. İyi veya kötü sunum olarak sınıflandırabilmemizin en önemli kriterlerinden biri başlığın ilgi çekici olmasıdır. Dinleyicilerin hiç ilgisi olmayan bir konuda bile sunumu dinlemelerini sağlayabilmek iyi bir başlıkla mümkün olabilir. Ayrıca sunum, sürekli karşılaştığımız sunumlardan farklı bir şey içermelidir. Yani diğer bir deyişle her sunum kendine özel olmalıdır. Kimse başkasının sunumunu kullanmamalı herkes kendi tarzına uygun sunum hazırlamalıdır. İşte sunum konusu da bu yüzden özneldir.

Dinleyiciyi kazanabilmek için hazırladığımız sunumun ilgi çekici ve rahatlatıcı olması gerekmektedir. Aynı zamanda sunacağımız konudan genel hatlarıyla bahsetmemiz gereken kısım giriş bölümüdür. Giriş bölümünde hem dinleyici neyle karşılaşacağının bilincine varmalı hem de sunumu yapan kişi dinleyicinin potansiyelini ölçebilmelidir. Yapılacak sunumun dinleyiciler için önem arz ettiğini giriş kısmında belirtmek iyi olacaktır.

Şimdi sırada gelişme bölümü var

Gelişme bölümü, iletmek istediğimiz konuların önemini ve bunları destekleyen verileri içermelidir. Destekleyici verilerin kullanılmasının sunumu yapan kişiye sağlayacağı avantajlar bulunmaktadır. Örneğin; dinleyici tarafından inandırıcılık kazanmak, karmaşık olabilecek verilerin görselliğinden yararlanmak (grafikler, resim ve fotoğraflar, alıntılar vb.) sunumun daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. Bu bahsedilenleri gerçekleştirebilmek dinleyicinin kafasında bazı noktaların somutlaşmasını ve sunumun daha anlaşılır hale gelmesini sağlayacaktır.

Sonuç kısmına geçiyoruz

Sonuç kısmı, sunumun özetlendiği bölümdür. Bu bölümde sunumda genel olarak bahsedilenlerin önemli olan noktaları üzerinde durulur ve dinleyiciye bu mesajlar kısaca aktarılır. Bu mesajlar dinleyiciyi motive edici nitelikte olmalıdır. Bu kısımda etkileyici cümleler kullanmak akılda kalıcı olacaktır. Sonuç kısmı giriş ile bağlantılı olmalıdır ve dinleyicilerin sunumu yapan kişi hakkında bilgi edinebilmesi, onunla tekrar bir bağlantı kurulabilmesi için bu bölümde mutlaka iletişim bilgileri yer almalıdır.

Sunum Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Standart şablonları kullanmayın.
Uzun yazılara yer vermeyin. Yazı satırı uzunluğu en fazla 6 satır olmalıdır.
Görsel kullanımı ne kadar önemli olsa da çok fazla kullanmak da kafa karışıklığına yol açacaktır.
Anlaşılmayan renkler kullanmayın. Kontrast renkler kullanmaya özen gösterin.
Çok fazla renk kullanmak da sunumda yapılmaması gerekenler arasındadır.
Kullanılan görselin, yazının içeriğiyle ilgili olmasına dikkat edin. Yazı ile ilgili alakasız görsellere yer vermeyin.
Ölçülü bir hızda ve her dinleyicinin rahatça anlayabileceği ses tonunda konuşun.
Sunumdaki yazıları birebir okumak sunumu sıkıcılığa itecektir. Bu yüzden asla sunumunuzdan veya kağıttan birebir okumalar yapmayın.
Kötü ve anlaşılmayan yazı tipleri kullanmayın. Şekilli yazı tiplerinden uzak durun. Okunaklı olmayabilir.
Dinleyiciyle daime göz teması içinde olun. Onlara sırtınızı dönmeyin.
Mutlaka prova yaparak sunuma hazır hale gelin.